In dit deel worden een aantal gebruikerstips en door gebruikers gemelde problemen gemeld en behandeld. In de loop van de tijd zullen deze tips worden aangevuld met de meest recente ervaringen. De tips zullen we groeperen rondom het gebruik van Sepa en eventuele (fout)meldingen.

Enkele belangrijke punten voor het gebruik van Excel2Sepa (laatste versie 3.2.3, build 03-06-2020):

• Het tool Excel2Sepa kan zowel een Excel werkblad of een CSV bestand zowel naar het nieuwe Sepa XML als naar het BTL91 formaat omzetten;
• Het tool Excel2Sepa maakt bij de Excel bestandsoptie gebruik van het MS-Excel programma, dit dient dan ook op de PC te zijn geinstalleerd. Gebruikt u geen Excel, gebruik dan het CSV formaat;
• Het Excel bestand dient 2 (twee) werkbladen te bevatten. Het eerste werkblad (Batch) bevat de algemene Sepa (of BTL91) gegevens, het tweede werkblad (Data) de banktransacties zoals naam, rekeningnummer, woonplaats, betaalkenmerk, omschrijving(en). Zie hieronder de uitwerking van een voorbeeld. Het installatiebestand bevat voorbeelden van template Excel en CSV files;
• In het geval van een CSV bestand is er naar keuze sprake van a) twee bestanden (identiek aan de Excel optie) of b) één samengesteld CSV bestand. Een toelichting hoe deze optie te gebruiken is bij de installatie opgenomen in de PDF quickstart_manual;
• Het tool is geschreven in de Winbatch scripttaal WIL en maakt geen gebruik van de Windows Registry. Als het tool niet bevalt tijdens de evaluatieperiode, kan gewoon de installatie directory, en het eventuele bureaublad icoon (snelkoppeling) worden verwijderd, hetzij met het uninstall_Excel2Sepa.exe programma of met de Windows verkenner (menu optie Verwijderen);
• De installatiefile maakt een directory [disk:]\Excel2Sepa aan, waarin de Excel bestanden en de aangemaakte Sepa (of BTL91) bestanden worden opgeslagen. In de subdirectory [disk:]\Excel2Sepa\Bin komen tijdens de installatie de binary bestanden zoals de executable en de benodigde DLL's te staan. Eerst wordt gekeken of er een D: disk aanwezig is, zo niet dan wordt op de C: disk geinstalleerd;
• U kunt met het tool Excel2Sepa ook gebruikmaken van commandline parameters, waardoor het mogelijk wordt het in zgn. command of batch files aan te roepen of vanuit andere programma's of scripts.
• Er zijn geen bijzondere technische vereisten, anders dan een Windows desktop of laptop met Windows-7 (tot 2020), Windows-10 e.v. en voldoende diskruimte (enkele MB's) om de bestanden te kunnen verwerken.Er is geen Linux of MacPro versie, u kunt Excel2Sepa wel via Wine of het tool CrossOver gebruiken.
• Voor gebruikers van Open Office of LibreOffice Calc spreadsheets zijn, identiek aan de Excel bestanden, zowel een Credit Transfer als een Direct Debit voorbeeld bestand beschikbaar inclusief een export macro om de gegevens te exporteren naar een type CSV bestand zodat Excel2Sepa dit bestand kan verwerken naar een Sepa XML bestand, zie hiervoor onze download pagina.

Andere bekende (door gebruikers gemelde) vereisten en tips zijn:

• Bij incasso's dient het gebruikte machtigingskenmerk uniek te zijn. Een penningmeester van een VVE gebruikt hiervoor de combinatie van postcode-en-het-volledige-huisnummer;
• De Kasbank vereist bij het gebruik van internet bankieren, dat bij zakelijke betalingen er slechts één transactie per PaymentInformation blok mag zijn opgenomen. Hiervoor dient u in het Excel werkblad Batch een tweetal rubrieken op te nemen: SEPA_PmtInf_Transactie met de waarde single en SEPA_ChargeBearer_Level met de waarde 2.51. Beide rubrieken komen na de regel Incasso_ZakelijkeBetaling. Beide rubrieken kunnen uiteraard ook in het CSV Batch bestand worden gebruikt;
• Het is ook mogelijk om meerdere Credit Transfer betalingen te doen naar één bestemmingsbankrekening, zie hiervoor de PDF quickstart_manual in de directory ..\Excel2Sepa\docs;
• De Rabobank vereist dat de bestandsnaam uniek moet zijn, echter je krijgt geen foutmelding bij het importeren. De ingediende batch krijgt de status 'in verwerking', maar daar blijft het dan bij. De lengte van de bestandsnaam dient beperkt te blijven tot 35 karakters.
• Een aantal gebruikers hebben gemeld, dat de Rabobank Sepa XML/pain Direct Debet bestanden, die de Mandant naam <Nm> tag bevat voor verwerking afkeuren. Hiervoor is een optie opgenomen, dat je de <Nm> tag wel of niet opneemt in de Sepa XML file. Dit wordt ingesteld in het configuratiebestand excel2sepa.ini;
• De Deutsche bank vereist dat het optionele veld Debtor Account Currency (valuta) wordt gebruikt, je kunt dit instellen voor zowel de Debtor Account als de Creditor Account in het configuratiebestand excel2sepa.ini;
• De aanbeveling van enkele banken om in het veld <Ustrd> het eventueel ingevulde betalingskenmerk samen te voegen met de mededeling(en) in het veld Omschrijving als 'Kenmerk:xxxx-xxxx-xxxx-xxxx Omschr: <[tekst]>' kan met een optie veld worden uitgezet in het configuratiebestand. Indien de landcode ongelijk is aan 'NL', wordt de volgende tekst in het veld Omschrijving gebruikt: 'Ref.: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx Descr.: <[tekst]>';
• Bij de eerste uitrol van Excel2Sepa werd de Credit Transfer pain.001.001.03.xsd versie nog niet door alle banken ondersteund. Inmiddels wel, deze versie kun je instellen in de configuratiefile excel2sepa.ini door de optie SEPA_CT_painversie de waarde '3' te geven in plaats van '2'. Voorbeeld: SEPA_CT_painversie=3. Vanaf 1 februari 2014 moet dit versie 3 zijn. 

Enkele (door gebruikers gemelde) problemen of fouten zijn:

• Wereldbetaling: in de eerste release van versie 3.2.3 bleken nog 2 onvolkomenheden te zitten, deze zijn hersteld met de build van 14-03-2020;
• Incasso: Bij Nederlandse bankrekeningen mag de BIC worden weg gelaten, sinds versie 3.1.1K wordt nu de correcte XML code aangemaakt;
• het toepassen van de optionele velden als adresregels (straatnaam, woonplaats, landcode) en de BIC-bankcode is verbeterd in versie 3.1.1J (build 28-1-2014). Voor Nederlandse transacties kun je deze velden leeg laten.  De banken raden overigens aan om deze velden wel te gebruiken bij overschijvingen van en naar buitenlandse IBAN rekeningen;
• als er spaties in het IBAN veld voor of achter de waarde staan in het Excel bestand krijg je een foutmelding, dat het IBAN niet correct is. In de versie 3.1.1H is dit opgelost;
• Bij Sepa incassos (Direct Debit) dienen het machtigingsreferentie en de datum van de machtiging mee te worden gegeven bij de transactie. Vanaf versie 3.1.1H krijg je nu een foutmelding als één van beide velden in de betreffende kolom ontbreekt. En vanaf versie 3.1.1N krijg je een foutmelding als de machtigingsdatum in de toekomst ligt;

Uw commentaar, suggesties en feedback worden door ons zeer op prijs gesteld, u kunt deze mailen naar het onderstaande email adres. Waarvoor bijvoorbaat onze hartelijke dank. Bevalt het programma tijdens de evaluatie, ga dan naar het Bestelformulier.

Nadere informatie over het Europese SEPA XML/pain formaat vindt u bij uw bank of de diverse Sepa sites en fora.

Desgewenst kunnen we u ook begeleiden bij de invoering van Sepa XML/pain of bijvoorbeeld het omzetten van uw bestaande bankrekeningnummers naar het vereiste IBAN nummer, voor nadere informatie kunt u het informatieformulierinvullen of een email sturen naar info@jwteunisse.nl.