1. Inleiding  2. Introductie-gebruik   3. Gebruikerstips   4. Excel2Sepa-downloaden   5. Bestellen  6. Algemene-Voorwaarden



Introductie gebruik

Deze webpagina geeft een introductie in het omzetten van een Excel- of een CSV bestand naar het Europese SEPA XML betalingsbestand formaat.
Zowel het formaat voor betalingen (Credit Transfer) als de Europese incasso (Direct Debit) wordt door Excel2Sepa ondersteund.
Daarnaast wordt in de vorm van een aparte module en gebruiksrecht de omzetting naar het Nederlandse BTL91 bestandsformaat voor zakelijke buitenland betalingen (niet Euro) ondersteund door Excel2Sepa ten behoeve van ABNA AMRO en Rabo rekeninghouders.


Voorbeeld Excel bestand en gebruik Excel2Sepa

Allereerst maken we een Excel bestand aan, waarbij we bijvoorbeeld gebruik maken van het VoorbeeldSepa_CT_template.xls bestand bij zakelijke betalingen (Credit transfer) of VoorbeeldSepa_DD_Incasso_template.xls bij incasso's (Direct Debit).

Het eerste werkblad (Batch) van het template Sepa Excel bestand bevat de algemene Sepa gegevens, die voor het aanmaken van het bestand nodig zijn. Voor nadere details wordt verwezen naar de beschrijving van de Sepa XML bestanden, zie de bijgeleverde PDF gebruikershandleiding.

Het onderstaande schermvoorbeeld geeft u een indruk van deze gegevens.  Een uitleg over de Sepa rubrieken wordt hieronder gegeven.

Wijzig overigens alleen de velden in kolom B (de velden met de witte kleur)

Excel werkblad Batch

De kolommen C en D zijn alleen bedoeld als toelichting. Het programma Excel2Sepa doet er niets mee.

De feitelijke banktransacties worden in het 2de werkblad (Data) opgenomen, zie hieronder het schermvoorbeeld.

Excel werkblad data

De eerste 16 kolommen (A t/m O) zijn vast en verplicht te gebruiken, anders werkt het Excel2Sepa programma niet correct. Als alle gegevens zijn ingevoerd, wordt het Excel bestand opgeslagen.

Vervolgens wordt het Excel2Sepa programma opgestart, hetzij via het icoon op het bureaublad of door dubbel te klikken op het bestand Excel2Sepa.exe in de directory [disk]:\Excel2Sepa\bin. 

Het programma opent een keuze window (Filemanager), waarin u het om te zetten Excel bestand kan kiezen.



File keuze window

Bij de keuze CANCEL of ANNULEREN stopt het programma de verdere verwerking. Heeft u een Excel bestand gekozen, dan start de verdere verwerking van het Excel bestand. Het programma Excel wordt geopend met het Excel bestand (ook wel werkboek genoemd), gecontroleerd wordt vervolgens of er 2 werkbladen zijn (Batch en Data). Zo niet, dan volgt een foutmelding en stopt het programma met de verdere verwerking, zodat u het Excel bestand nog eens kan controleren en aanpassen.

Indien u met de CSV bestanden wil werken, klik dan op het naar-beneden pijltje van de keuzelijst Bestandstypen, zodat de beschikbare CSV bestanden zichtbaar worden.

Tijdens het verwerken van het Excel wordt een window op het scherm getoond, waar het aantal verwerkte rijen worden bijgehouden.

Voortgangswindow verwerken Sepa file

Zodra het Sepa XML/pain bestand is aangemaakt, wordt deze ook nog gecontroleerd of het een correct bestand is qua Sepa XML record layout met behulp van de PAIN.XSD validatie. Is de validatie geldig, dan kunt u het Sepa XML bestand importeren in uw internetbankieren programma of webapplicatie van uw bank. Krijgt u een melding dat de validatie een fout heeft opgeleverd, dan is dat meestal te wijten aan een tikfout of onjuist gebruik van een veldwaarde. Een korte uitleg van de XSD validatie vindt u hier.

Sepa file is OK

Tijdens de verwerking kunnen door Excel2Sepa ook nog andere fouten worden geconstateerd, zoals het niet voldoen aan de Modulus97-proef van een IBAN bankrekeningnummer. Dit soort fouten worden bij het interactieve gebruik gemeld via een melding en in een log-bestand verzameld. Dit log-bestand staat dan in dezelfde directory als het invoer Excel of CSV bestand.


top

Voorbeeld CSV bestand(en)

In plaats van een Excel bestand kunt u ook gebruik maken van een CSV bestand(en). Dit betekent dat de gegevens dan in het CSV bestandsformaat zijn opgeslagen. De gegevens kunt u met een teksteditor invoeren of aanpassen. Daarnaast kunnen andere 'spreadsheet' programma's de gegevens exporteren naar het CSV formaat.
Er zijn 2 manieren van aanmaken van het betalingsbestand. De eerste manier is om 2 CSV bestanden aan te maken. Het eerste CSV bestand bevat de Batch gegevens, identiek aan het Excel werkblad 'Batch'. Het 2de CSV bestand bevat dan de banktransactie gegevens, identiek aan het Excel werkblad 'Data'.
De tweede manier is om zowel de batch- als de datagegevens in ÚÚn CSV bestand op te slaan.

In een CSV bestand worden de datavelden gescheiden door een delimiter zoals een komma (,) of een punt-komma (;) of een TAB. Afhankelijk van de instellingen op je PC, kan bij het exporteren vanuit een spreadsheet programma de alfanumerieke datavelden tussen quotes (") staan. Een CSV bestand heeft het filetype ".csv"
Meer informatie over CSV bestanden vind je op de Wikipedia link Comma-separated_values - Specification".

Excel2Sepa checkt bij de eerste rij van het batch- en van het data CSV bestand, welke delimiter is gebruikt.
Ondersteunde delimiters zijn de [, ; = <TAB>] karakters.

Het CSV Batch bestand

De gebruikte Sepa rubrieken zijn in dezelfde volgorde, zie hiervoor de tabel met Sepa XML rubrieken. Er is wel een extra rubriek, te weten de plaats (directory) waar het CSV databestand is opgeslagen of ?intern? als u in het batch bestand vervolgd met de transactiedata.

Voorbeeld van het batch CSV bestand. Hieronder is een voorbeeld van een batch bestand weergegeven (met = als delimiter):

TypeUitvoer = Sepa
IBAN_Rekeningnr = NL34INGB0000294xxx
BIC_Code_bank = INGBNL2A
; voor ING=INGBNL2A ; Rabo bank=RABONL2U ; ABNAMRO=ABNANL2A
Naamopdrachtgever=Hr J W Teunisse
Adresregel_1=Balistraat 35
Adresregel_2=3818AJ Amersfoort
Adres_landcode=NL
SEPA_Incassant_ID=n.v.t.
SEPA_PmntInf_ID=zie naam_DD.CSV
Incasso_ZakelijkeBetaling=Z
Valuta=EUR
Aanmaakdatum=20200304
Betaaldatum=20200307
Omschrijving_1=Afscheid Bellevue Kas
Inzendersidentificatie=TEST
Bestandsidentificatie=0701
Batchvolgnummer=1
Data_bestand=D:\Excel2Sepa\VoorbeeldSepaData.csv

Gebruik in de CSV bestandsnaam het woord "batch", dan herkent Excel2Sepa het batch bestand bij het openen van de bestandsverkenner. Zie hieronder een voorbeeld.

CSV File keuze window

Het CSV Data bestand

De gebruikte velden zijn in de volgorde van links naar rechts, de eerste rij bevat de namen van de datavelden.:

Voorbeeld van het data CSV bestand (met ; als delimiter):

Naam Begunstigde;IBAN_Rekeningnr;BIC_Code_Bank;Valuta_soort;Bedrag;Adres_Begunstigde;Woonplaats_Begunstigde;LandCode;TransactieKosten; Betalingskenmerk;Omschrijving 2;Machtigingskenmerk;DatumMachtiging;
J.W. Teunisse;NL2IBAN123456789;INGBNL2A;EUR;125,27;Straat huisnr;3818AJ Amersfoort;NL;shared;;voorbeeld 2de omschrijving;mref;2020-02-14;

Voorwaarden bij het gebruik van een CSV data bestand:



top

Uitleg van de Sepa XML rubrieken

In de onderstaande tabel worden de Sepa rubrieken nader uitgelegd, zie ook de noten onder aan de tabel.

Rubriek  Waarde Opmerkingen
TypeUitvoer Sepa of BTL91 keuze voor het type Uitvoer bestand
IBAN_Rekeningnr   Van welke rekeningnr wordt betaald/ge´nd, het reknr opdrachtgever
BIC_Code_Bank   BIC-code van de bank van de opdrachtgever
Naamopdrachtgever   naam van de opdrachtgever volgens bank- of Interpaycontract
Adresregel_1   vestigingsadres van de opdrachtgever - straatnaam
Adresregel_2   idem - postcode woonplaats
Adres_LandCode   idem - ISO landcode, bijv. NL
Incasso_ZakelijkeBetaling I of Z betreft het een Incasso (Direct Debit) of Zakelijke terugbetaling (Credit Transfer)
SEPA_Incassant_Naam   Bij incasso: (bedrijfs)naam op het incasso mandaat/contract met de bank
SEPA_Incassant_ID   Bij incasso: het identificatienummer op het mandaat: Creditor Identifier
Het ID kent de volgende opbouw: NLnnZZZmmmmm0000, waarbij nn het controlegetal is; ZZZ het Creditor Business Code en mmmmm het KvK nummer, aangevuld met nullen
SEPA_SequenceType   Bij incasso: geeft het type aan van de Direct Debit sequence zoals first, recurring, final or oneoff 1)
SEPA_CORE_B2B   Bij incasso: geeft aan of het bestand Zakelijke incassos (B2B) betreft of default van consumenten (CORE) 2)
SEPA_BatchBooking true, false of 'leeg' waarde: true of false (ING=true). Indien niet ingevuld ('leeg'), dan wordt de rubriek niet aangemaakt (ABN-AMRO = 'leeg')
SEPA_PmtInf_ID Wordt gebruikt in de SEPA tag <PmtInfId>, de waarde wordt getoond op het bankafschrift bij de transactie. Indien het veld leeg is, dan worden de eerste 30 karakters van de bestandsnaam gebruikt. 3)
Valuta EUR de gebruikte muntsoort
Aanmaakdatum 20130214 Aanmaak datum van het bestand, formaat jjjjmmdd, NEN ISO norm
Betaaldatum 20130227 Gewenste verwerkingsdatum, formaat jjjjmmdd, NEN ISO norm 4)
Omschrijving_1   Vaste Omschrijving voor alle data records in deze batch, wordt samengevoegd met de overige omschrijvingen 5)
Inzendersidentificatie   SEPA tag <MsgID>, 5 posities lang 6)
Batchvolgnummer SEPA tag <MsgID>: kan gewoon 1 zijn, bij eenmalig gebruik per dag

Noten:

  1. SEPA_SequenceType: volg hierbij goed de instructies van uw bank. Vaak dient u bij doorlopende incasso's eerst een SequenceType 'first' incassobatch in te dienen, alvorens u een 'recurring' kan inzenden. Het gekozen SequenceType geldt voor alle incassotransacties in de incasso batch.
    Vanaf versie 3.1.1L kunt u ook het SequenceType 'multiple' gebruiken: Excel2Sepa groepeert dan de transacties per type 'first', 'recurring', 'final' in aparte 'payment' blokken in het Sepa XML incasso bestand. De betaaldatum is dan gebaseerd op het type 'recurring', d.w.z. dit dient minimaal 2 werkdagen na de indiendatum bij uw bank te liggen. Voor het type 'first' wordt de betaaldatum 3 werkdagen later gezet;
  2. SEPA_CORE_B2B: bij de meeste banken dient deze rubiek tot nader bericht van de bank op CORE te staan
  3. SEPA_PmtInf_ID: deze waarde wordt gebruikt als PaymentInformation_Identification waarde, samengevoegd met de waarde van het veld Batchvolgnummer. Je kunt dit gebruiken als een verwijzing naar een lijst met alle zakelijke betalingen of incassotransacties. Maximale lengte van het veld 30 karakters, is de inhoud langer dan wordt deze na 30 karakters afgekapt;
  4. De betaaldatum wordt tevens gebruikt in de tag <MsgID>
  5. Het veld Omschrijving_1 wordt samengevoegd met het eventuele ingevulde betaalkenmerk en de 2de omschrijving bij de transactie in de SEPA tag <Ustrd> als "Kenmerk: 'betaalkenmerk' Omschrijving: 'Omschrijving_1' 'Omschrijving_2'". De lengte van het tag <Ustrd> is maximaal 140 tekens. Het programma Excel2Sepa geeft een foutmelding als de lengte wordt overschreden en verkort de waarde tot 140 tekens. Het veld betaalkenmerk is nu in Nederland gebaseerd op een lengte van 16 tekens (cijfers), in het SEPA XML formaat is de lengte maximaal 35 tekens.
  6. De opbouw van de SEPA tag <MsgID> is in Excel2Sepa een samenvoeging van de rubrieken 'Inzendersidentificatie'/'Betaaldatum'/Batchvolgnummer'. De waarde van het tag <MsgID> moet namelijk binnen een kalenderjaar uniek zijn. Zorg er dus voor dat als u binnen ÚÚn betaaldatum SEPA XML bestanden importeert, dat het batchvolgnummer oplopend wordt genummerd.

top

De te gebruiken Karakterset

De volgende letters, cijfers en tekens mag u, volgens de Sepa XML/pain vereisten, gebruiken in de veldwaarden van uw Excel of CSV bestanden:

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz (kleine letters)
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ (hoofdletters)
1234567890 (cijfers)
/ - ? : ( ) . , ' + en de spatie

Deze karakterset behoort tot de Latin karakterset.

Let op: in de identificatie velden als Message-ID, PaymentInformation-ID, EndToEndId (uniek betaalkenmerk), Mandate-ID (uniek machtigingskenmerk) mogen geen spatie(s) worden gebruikt. 

Gebruikt u per ongeluk andere tekens bijvoorbeeld de ampersand (&) in een (bedrijfs)naam, dan zal dit een fout opleveren bij het importeren bij de bank.
Excel2Sepa vervangt deze tekens als & < > en ; door de XML escape tekens, echter in deze versie wordt een foutmelding gegeven op de velden naam_opdrachtgever, omschrijving1, naam_betaler, adres_straat, omschrijving_2 en machtigingskenmerk. De foutieve tekens worden vervangen door een spatie. Aan het eind van het verwerken stopt het programma, zodat u deze tekens door andere letters of woorden kunt vervangen.


top

Korte uitleg van de SEPA XSD validatie

De definitie van de SEPA XML velden en hun onderlinge relatie zijn vastgelegd in zogenaamde XSD bestanden. Aan het eind van de Excel2Sepa verwerking wordt het aangemaakte Sepa XML bestand technisch getoetst aan de data definities, zoals deze in het overeenkomstige XSD bestand zijn vastgelegd. Het kan dus voorkomen, dat de validatie een fout vindt bijvoorbeeld in het IBAN nummer of zoals bij het getoonde voorbeeld in een foutieve BICcode.

Bij de validatie wordt gebruikt gemaakt van het Microsoft Windows ActiveX object "MSXML2.DOMDocument.6.0" (versie 6.0). Mocht op uw PC een oudere versie van dit ActiveX Object staan, dan krijgt u een foutmelding met de tekst 'Kan het Windows MSXml2.DOMDocument object niet aanroepen, waarschijnlijk door Windows niet de laatste versie op uw PC ge´nstalleerd.' . In de configuratie file 'excel2sepa.ini' kunt u het gebruik van de validatie dan (tijdelijk) uitzetten. Zie hiervoor 'Veranderen instellingen Excel2Sepa'.

Indien u niet de laatste versies van dit MSXML2 object heeft, kunt u dat via de support website van Microsoft downloaden, bijvoorbeeld via een zoekmachine als Google. Zoek 'update windows msxml.dll' en volg de instructies van deze Microsoft support sites op, u dient versie 6.x van msxml.dll te installeren. 

Op Windows 10 zijn standaard versie 3.0 en 6.0 ge´nstalleerd.

In onderstaande foutmelding is een onjuiste BICcode gebruikt, de validatie valt hierover en geeft helaas een voor de doorsnee gebruiker een onduidelijke systeem foutmelding.

XSD validatie foutmelding

In dit voorbeeld is te zien dat de toegepaste BICcode niet voldoet aan het formaat. Om het goed op te lossen, zijn de onderste drie regels van belang. De eerste geeft tussen de <BIC> en </BIC> (XML-tag) de waarde van het BICcode veld aan, nl. BICcode4. De 2de regel geeft aan dat deze waarde staat op regel 105 van de zojuist aangemaakte Sepa XML file. Voor ons als gebruiker is het juist belangrijk om de BICcode in het bron bestand aan te passen, hiervoor gebruiken we de waarde van het veld tussen de < en > XML-tag haken.

XSD validatie lengte foutmelding

Hiernaast nog een voorbeeld van foutieve data invoer. Het betreft in dit geval een te lang betaalkenmerk.

Mocht je een dergelijk fout met de validatie krijgen, ga dan eerst proberen met de gevonden waarde dit in het bron bestand te verhelpen.


Andere fouten kunnen zijn, als er bijvoorbeeld een fout in een XML-tag voorkomt, en de validatie deze XML-tag niet herkent.

XSD validatie tag foutmelding

Een dergelijke XML-tag fout graag z.s.m. per email melden aan info@jwteunisse.nl, zie hieronder bij het deel 'Problemen bij het gebruik', zodat we deze kunnen verhelpen.


top

Veranderen van de instellingen Excel2Sepa

Op dit moment zijn er slechts een 13-tal instellingen, waarmee u de werking van Excel2Sepa kunt be´nvloeden. 

Deze hebben onder andere betrekking op:

De instellingen worden bewaard in een zgn. INI-file 'excel2sepa.ini'. Dit tekstbestand staat in de [drive:]\Excel2sepa\Bin directory, waar de excel2sepa.exe en ook de andere binaire files zijn opgeslagen. Hier zijn ook de 3 pain*.xsd files (pain.001.001.02.xsd, pain.001.001.03.xsd en pain.008.001.02.xsd) opgeslagen welke nodig zijn voor de validatie van het aangemaakte Sepa XML bestand.
De INI-file kunt u openen en aanpassen met een eenvoudige tekstbewerker als notepad (kladblok).<

Hieronder een deel van de INI-file:

; File exel2sepa.ini, ScriptVersie 3.2.3 Productie omgeving default d:\excel2sepa\bin
; by J.W. Teunisse ; Copyright 1999-2020 JWT Informatica- & Projectadvies te NL Amersfoort (email info@jwteunisse.nl)
; bevat zowel de settings voor de test- als de productie-configuratie
[Main]
; Licentie maakt keuze voor SEPA (default)
Licentie=SEPA
; Valideren van SEPA XML file: JA = uitvoeren, NEE = overslaan
SEPA_Validatie = JA
; Excel op scherm tonen: JA of NEE
Excel_Visible = JA
; Bereken SHA1 en de SHA256 controle getal over de Sepa XML file en toon in de log-file <bestandsnaam>.log
Bereken_SHA1=NEE
; laatst gebruikte directory voor de bronbestanden
last_used_dir=D:\Excel2Sepa_JWT\
[SEPASettings]
; Sepa credit transfer welke pain versie (2 of 3)
SEPA_CT_painversie=3
; wel of niet XML commentaar toestaan in de SEPA XML file: JA of NEE
SEPA_XML_Comment = NEE
; samenvoegen van betaalkenmerk en omschrijving (recommendatie banken) aan of uitzetten: JA is default
SEPA_Kenmerk_in_Omschr=JA
; opnemen Betaalkenmerk in <EndToEndId> tag: JA is default
SEPA_Kenmerk_in_EndtoEnd=JA
; gebruik het woord PAY-ID in de <EndToEndId> tag, als het kenmerk wordt gebruikt: JA is default
SEPA_use_payid=JA
; Voor Deutsche Bank onderstaande optie(s) op JA zetten, default is NEE (Uit)
SEPA_CT_DebtorAccount_CCY=JA
SEPA_DD_CdtrAccount_CCY = JA
; optie voor opnemen van de incasso Mandant Naam <Nm> tag bij de tag <CdtrSchmeId>: RABObank is NEE
SEPA_DD_CdtrSchemeId_Nm=JA
Print_Summary=NEE
[SEPABatch]
;eventueel uitvoeren van een extra controle op Sepa incasso contract voorwaarden. Default wordt er geen controle uitgevoerd bij de Direct Debit 
incasso's: waarde NEE.
SEPA_max_controle=NEE
SEPA_max_bedrag=500
SEPA_max_batchbedrag=40000
SEPA_max_posten=100
[Logging]
; nog niet in gebruik
[End]
; modifications:
; aangepast voor nieuwe versie excel2sepa/sepatica 
;
; eof file


top

Problemen bij het gebruik

Bij het gebruik van het Excel2Sepa programma kan het zijn dat je niet direct een correcte SEPA XML (of BTL91) bestand krijgt aangemaakt. Vaak is dit het gevolg van tikfouten in het invoerbestand of onjuist gebruik van de Sepa (of BTL91) waarden. Lees dan vooral eerst de bijgeleverde Sepa (of BTL91) documentatie. Mocht je er dan toch nog niet uitkomen, stuur dan een email naar info@jwteunisse.nl met een duidelijke probleemomschrijving, de gebruikte Windows en Excel versie en voeg waar mogelijk een schermafdruk toe.

top

Laatste versie en bekende problemen

De laatste versie van Excel2Sepa is versie 3.2.3, build 14-03-2020.

De voorlaatste versie van Excel2Sepa is versie 3.2.2, build 29-11-2017.
Sepa:
In deze onderhoudsversie: herstel van enkele fouten zoals het berekenen van de SHA-256, waarbij de Excel filenaam spatie(s) bevatte. Een fout in de licentie controle, waarbij in een enkel geval de gebruiker een melding kreeg dat de licentie was verlopen..

De versie 3.2.1 van Excel2Sepa, build 21-11-2016.
Sepa:

BT91:
Naast enkele kleine verbeteringen is het met versie 3.2.1 tevens mogelijk geworden om per betalingstransactie een uitvoeringsdatum mee te geven, naast de uitvoeringsdatum van de BTL91 batch.  Wanneer u hier gebruik van wilt maken, dient u in het werkblad Batch de volgende optie op te nemen: Betaaldatum_in_DataRecord met de waarde true.

Algemeen:

De versie 3.1.1N van Excel2Sepa met build 4-01-2016:
Deze en oudere versies worden door ons niet meer ondersteund sinds de komst van Windows 10.