In het nieuwe Europese betalingsverkeer kunnen consumenten en bedrijven vanaf 2014:

• met Europese overschrijvingen en incasso’s vanaf één enkele rekening betalen naar alle betrokken landen in de euro regio: SEPA Credit Transfer;
• met een nieuw incassoproduct ook klanten uit het buitenland laten betalen: SEPA Direct Debit;

Tot nu toe - juli 2024

Naast ons freeware tool Excel2Clieop stelden we in het derde kwartaal van 2013 het toen nieuwe tool Excel2Sepa als evaluatieversie beschikbaar. In die periode vernamen we graag van u uw bevindingen, opmerkingen en eventuele ondervonden problemen, zodat we het tool in deze periode waar nodig konden verbeteren.
Sinds eind 2013 kunt u voor een periode van 30 dagen de Excel2Sepa evaluatieversie zonder aanschafkosten gebruiken en uit proberen. Na deze 30 dagen vervalt het evaluatie gebruiksrecht en kunt u tegen een bescheiden bedrag van € 99,- het tool Excel2Sepa aanschaffen voor de (cosmetische) omzetting van Excel of CSV betalingsbestanden naar het SEPA XML/pain bestandsformaat.

De huidige versie Excel2Sepa is 3.3.3, build 29-06-2024.

Deze nieuwe versie bevat de ondersteuning van de nieuwe Sepa XML pain versie formaten, zoals die bij de banken per 17 maart 2024 zijn ingegaan. Het oude Sepa XML formaat wordt in deze versie ook nog tot 22 november 2025 ondersteund en zal na die tijd worden uit gefaseerd.

In april 2020 is voor gebruikers van Open Office/LibreOffice Calc een export macro script gemaakt, zie hieronder of onze download pagina.

Planning 2024  Bijgewerkt 29-06-2024

Update: Vorig jaar in oktober kregen we bericht dat de invoering van de nieuwe Sepa standaards werd uitgesteld tot zondag 17 maart 2024, zie deze link van de European Payments Council.
Begin juli 2023 kregen we bericht o.a. van de ABN AMRO bank dat vanaf 20 november 2023 twee nieuwe versies van het Sepa XML's worden verplicht te gebruiken. Het betreffen de versies voor incasso's en zakelijke betalingen. De wijzingen in het Sepa XML formaat hebben vnl. betrekking op de naam-adres velden van de geïncasserden/ontvangers. De zomermaanden hebben we daartoe een nieuwe versie van Excel2Sepa ontwikkeld en zijn we nu bezig met het testen ervan in samenwerking met enkele banken. Een paar test bevindingen zijn dat naast de nieuwe adresvelden (tags) ook er een wijzing van de BIC code is, nl. tag <BIC> is nu <BICFI> geworden. Daarnaast ondervinden we bij het testen van de Sepa XML validatie een (onterechte) foutmelding van de tag <ReqdExctnDt>. Inmiddels is duidelijk dat er een onderliggende XML tag dient te worden toegevoegd, die aangeeft dat het om een datum gaat. Na het uitvoerig testen van de diverse opties is in de week van 18 maart deze nieuwe versie 3.3.2 op de website gepubliceerd. Inmiddels is vanaf 29 juni 2024 een onderhoudsversie 3.3.3 van de website te downloaden.

Hoe verder

Als u interesse is gewekt, kunt u eerst de Introductie pagina doornemen en de gebruikerstips, zie hiervoor de URL links rechtboven op deze webpagina. Daarna kunt u de evaluatieversie downloaden. Neem hierbij ook kennis van de Algemene Leverings- en GebruiksVoorwaarden Excel2Sepa.

Enkele belangrijke punten voor het gebruik van Excel2Sepa:

• Het tool Excel2Sepa kan zowel een Excel werkblad of een CSV bestand zowel naar het Sepa XML/pain als naar het BTL91 formaat omzetten. Voor de BTL91 module is een aparte licentie vereist. Zowel ABNAMRO als de Rabo bank ondersteunen nog dit BTL91 formaat, echter de Rabo bank heeft aangekondigd hiermee in mei 2019 te zullen stoppen;
• Het tool Excel2Sepa maakt bij de Excel bestandsoptie gebruik van het MS-Excel programma, dit dient dan ook op de PC te zijn geinstalleerd. Gebruikt u geen Excel, gebruik dan het CSV formaat;
• Het Excel bestand dient 2 (twee) werkbladen te bevatten. Het eerste werkblad (Batch) bevat de algemene Sepa (of BTL91) gegevens, het tweede werkblad (Data) de banktransacties zoals naam, rekeningnummer, woonplaats, betaalkenmerk, omschrijving(en). Zie hieronder de uitwerking van een voorbeeld. Het installatiebestand bevat voorbeelden van template Excel en CSV files;
• In het geval van een CSV bestand is naar keuze sprake van of twee bestanden (identiek aan de Excel optie) of één samengesteld CSV bestand. Een toelichting hoe deze optie te gebruiken is bij de installatie opgenomen;
• Het tool is geschreven in de Winbatch scripttaal WIL en maakt geen gebruik van de Windows Registry. Als het tool niet bevalt tijdens de evaluatieperiode, kan gewoon de installatie directory, en het eventuele bureaublad icoon (snelkoppeling) worden verwijderd, hetzij met het uninstall_Excel2Sepa.exe programma of met de Windows verkenner (menu optie Verwijderen);
• De installatiefile maakt een directory [disk:]\Excel2Sepa aan, waarin de Excel bestanden en de aangemaakte Sepa (of BTL91) bestanden worden opgeslagen. In de subdirectory [disk:]\Excel2Sepa\Bin komen tijdens de installatie de binary bestanden zoals de executable en de benodigde DLL's te staan. Eerst wordt gekeken of er een D: disk aanwezig is, zo niet dan wordt op de C: disk geinstalleerd. Na installatie op een vaste schijf (C: of D:) kunt u de directory [disk]\Excel2Sepa verplaatsen naar een USB stick/disk of een netwerkserver. De subdirectory [disk:]\Excel2Sepa\docs bevat o.m. de PDF quickstart_manual;
• Het tool Excel2Sepa kan ook gebruikmaken van commandline parameters, waardoor het mogelijk wordt het in zgn. command of batch files aan te roepen of vanuit andere programma's of scripts.
• Er zijn geen bijzondere technische vereisten, anders dan een Windows desktop of laptop Windows-7, Windows-10 e.v. en voldoende diskruimte (enkele MB's) om de bestanden te kunnen verwerken.
• Naast Windows kunt u Excel2Sepa ook op Linux of MacOS (Linux) met behulp van de Windows ondersteuningsapplicatie Wine gebruiken, zie hiervoor de beschrijving in dit PDF document
• Voor gebruikers van Open Office of LibreOffice Calc spreadsheets zijn, identiek aan de Excel bestanden, zowel een Credit Transfer als een Direct Debit voorbeeld bestand beschikbaar inclusief een export macro om de gegevens te exporteren naar een type CSV bestand zodat Excel2Sepa dit bestand kan verwerken naar een Sepa XML bestand, zie hiervoor onze download pagina.

Hoe te beginnen: met een gefaseerde overgang

• na het downloaden van de evaluatieversie, maak eerst een testbestand met een bescheiden aantal echte productie betalingstransacties en zet dit testbestand met Excel2Sepa om naar het SEPA XML/pain formaat;
• herstel de eventuele fouten in het invoerbestand tot u een geslaagde validatie heeft;
• u kunt er nu voor kiezen om het testbestand te vervangen door een productie invoerbestand met eveneens een bescheiden aantal betalingstransacties en zet deze om naar het SEPA XML/pain formaat;
• importeer dit SEPA XML/pain betalingsbestand met uw internetbankieren applicatie van uw bank en zet na een geslaagde import deze batch door voor verwerking door uw bank;
• als dit allemaal goed is verlopen, kunt u steeds grotere betalingsbestanden gaan verwerken, houdt hierbij wel rekening met het maximum aantal transacties per batch. Uw bank kan u hierover informeren;
• als u een incasso contract heeft, kunt u overstappen op de Direct Debit incasso met Sepa. Begin hier ook met een bescheiden aantal incassotransacties en bouw dat in fasen op.

Uw commentaar, suggesties en feedback worden door ons zeer op prijs gesteld, u kunt deze mailen naar het onderstaande email adres. Waarvoor bijvoorbaat onze hartelijke dank.

Nadere informatie over het Europese SEPA XML/pain formaat vindt u bij uw bank of op de diverse Sepa sites en fora.

Desgewenst kunnen we u ook begeleiden bij de invoering van Sepa XML/pain, voor nadere informatie kunt u het informatieformulier invullen of een email sturen naar info@jwteunisse.nl.